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Die Übersetzungsagenturen spielen eine wichtige Rolle bei der Überbrückung der sprachlichen und kulturellen Barrieren in der globalen vernetzten Welt. Um die Dienstleistungen effizient zu gewährleisten, setzen die Agenturen oft stark auf die Softwaretools für das Projektmanagement, das Translation Memory, das Terminologiemanagement und die Kundenkommunikation. Da sich die Branchen- und Kundenanforderungen weiterentwickeln, reicht die Standardsoftware zur Erfüllung der Anforderungen der Übersetzungsunternehmen aus. In diesem Artikel untersucht unser Team, warum die Standardsoftware für die Übersetzungsagenturen nicht ausreicht und warum die Investition in diemassgeschneiderte Lösung ein grosser Vorteil ist.

Die Komplexität der Hauptabläufe in den Übersetzungsagenturen

Die Übersetzungsagenturen müssen viele Aufgaben gleichzeitig erledigen: Sie verwalten viele Projekte in den vershiedenen Sprachen, koordinieren die Teams aus den freiberuflichen Linguisten, den Lektoren und den Korrektoren und gewährleisten die hohe Qualität der allen Übersetzungen. Der Arbeitsablauf umfasst die miteinander verbundenen Phasen: der Erhalt der Projektbriefings, die Ressourcenzuweisung, die Übersetzung und die Revision, die Qualitätssicherung, die Rechnungsstellung und das Management von dem Kundenfeedback.

Die Standardsoftwarepakete bieten in den meisten der Fällen die generischen Lösungen, die in der ersten Linie für das umfassende Projektmanagement oder die einfachen Übersetzungsaufgaben konzipiert sind. Diese mögen zwar für die kleinen oder die Einsteigeragenturen geeignet sein, bieten aber häufig nicht die erforderliche Flexibilität für die grösseren Unternehmen oder solche, die die spezialisierten Inhalte wie die juristischen, medizinischen oder technischen Übersetzungen bearbeiten.

Die Einschränkungen der Standardsoftware für die Übersetzungsagenturen

• Die mangelnde Flexibilität bei der Anpassung an die einzigartigen Arbeitsabläufe. Jedes Übersetzungsbüro hat die eigene Art des Managements der Zusammenarbeit mit den Sprachmittlern. Die Standardsoftware erzwingt oft die starren Arbeitsabläufe und Prozesse, die sich nicht einfach an die bevorzugten Methoden des Übersetzungsbüros anpassen lassen. Diese Fehlausrichtung führt zu den Ineffizienzen und zwingt die Übersetzungsbüros entweder die Kompromisse bei den Arbeitsabläufen einzugehen oder die umständlichen Workarounds zu schaffen.
• Keine effiziente Integration mit den anderen Tools. Für die Übersetzungsarbeit ist eine Vielzahl von den Tools erforderlich, darunter sind die CAT Tools, die Terminologiedatenbanken, die Rechnungs- und die Buchhaltungssoftware sowie die Kundenmanagementsysteme. Die Standardsoftware lässt sich möglicherweise nicht nahtlos in diese spezialisierten Plattformen integrieren. Dies führt zu der doppelten Dateneingabe, den inkonsistenten Informationen und dem erhöhten Fehlerrisiko.
• Die Eingeschränkte Unterstützung für die mehrsprachigen und multikulturellen Anforderungen. Der Umgang mit den vershiedenen Sprachen erfordert den Umgang mit den vershiedenen Dateiformaten, den Zeichenkodierungen und den Lokalisierungsstandards. Die Standardsoftware unterstützt möglicherweise nicht alle Sprachpaare vollständig oder verfügt nicht über die für Skripte erforderlichen Funktionen wie die Rechts-nach-links-Sprachen oder die komplexen Zeichensätze. Darüber hinaus erfordern die kulturellen Faktoren oft die massgeschneiderten Arbeitsabläufe, die von der Standardsoftware nicht unterstützt werden.
• Keine effiziente Anpassungsmöglichkeiten für das Reporting und die Analyse. Die Übersetzungsagenturen benötigen die detaillierten Einblicke in die Projektleistung, die Produktivität der Übersetzer, die Qualitätskennzahlen, die Finanzindikatoren, um die fundierten Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Die Standardpakete verfügen oft über die eingeschränkten Berichtsfunktionen, die die spezifischen KPIs der Agentur nicht unterstützen. Dies erschwert die präzise Erfolgsmessung.
• Sicherheits- und Vertraulichkeitsbedenken. Die Vertraulichkeit der Kundendaten spielt in der Übersetzungsbranche die wichtige Rolle, insbesondere bei den sensiblen Dokumenten wie die Rechtsverträgen oder die Krankenakten. Die kommerzielle Software bietet möglicherweise nicht die strengen Sicherheitskontrollen oder die Gewährleistung der Datenhoheit, die zu der Einhaltung der Datenschutzgesetzen oder der Kundenerwartungen erforderlich sind.

Wie Softwareentwicklungsunternehmen helfen den Übersetzungsagenturen

Durch die Zusammenarbeit mit den erfahrenen Firmen Softwareentwicklung können die Übersetzungsagenturen die Vorteile der massgeschneiderten Lösungen nutzen, ohne das Risiko der unerfahrenen Entwicklung einzugehen. Diese Unternehmen sind darauf spezialisiert, die komplexen Geschäftsbereiche zu verstehen und die agilen sowie sicheren Entwicklungspraktiken anzuwenden. Die Zusammenarbeit mit dek spezialisierten Softwareentwicklungspartner bietet den Übersetzungsagenturen:

• DIe Expertise in individuelle Softwarelösung Entwicklung der skalierbaren Cloud-basierten Lösungen
• Die Beratung zu der Workflow Optimierung und der digitalen Transformation
• Die Integrationsmöglichkeiten mit dem KI-basierten Translation Memory und dem Terminologiemanagement
• Die Konformität mit den Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO
• Der laufende Support und die Softwarewartung, zugeschnitten auf die sich entwickelnden Branchentrends

Die Beispiele der kundenspezifischen Softwaretransformationen

Fall 1. Ein mittelständisches Übersetzungsbüro kämpfte mit den Verzögerungen, die durch die manuelle Zuweisung der Projekte an die Übersetzer verursacht wurden. Mithilfe der massgeschneiderten Software implementierte das Unternehmen das KI-basierte Matching-System, das die Aufgaben automatisch auf die Grundlage der Sprachpaare der Linguisten, der Fachkompetenz, der bisherigen Leistungen, der Verfügbarkeit und der Kundenpräferenzen zuweist. Diese Automatisierung verkürzte die Projektzuweisungszeit von den Stunden auf die Sekunden, was den schnelleren Projektstart und die verbesserte Lieferpünktlichkeit ermöglichte. Das System verteilte ausserdem die Arbeitsbelastung der Freelancer dynamisch und vermied so die Engpässe und das Burnout. Dies steigerte die Gesamtproduktivität um 25%. Die Projektmanager erhielten zudem den klaren Überblick über die Ressourcenkapazität und die zukünftige Verfügbarkeit, was die bessere Prognose und die Planung ermöglichte.

Fall 2. Die andere Agentur implementierte das individuelle Kundenportal, das in ihre Übersetzungsmanagement Software integriert war. Die Kunden konnten sich jederzeit einloggen, um den Status der Projekte zu prüfen, die Übersetzungsentwürfe herunterzuladen, das Feedback zu geben sowie die Ergebnisse freizugeben. Die automatisierten Benachrichtigungen informierten die Beteiligten über die wichtigen Meilensteine ​​wie den Projektstart, die Rechnungsstellung usw. Diese Transparenz trug dazu bei, die Anzahl der Kundenanfragen an die Projektmanager um 35% zu reduzieren und das Vertrauen und das Engagement der Kunden zu stärken. Die daraus resultierenden Verbesserungen in der Kommunikation trugen auch dazu bei, die grösseren, mehrjährigen Verträge abzuschliessen, da die Kunden die optimierte Interaktion schätzten.

Fall 3. Ein Übersetzungsbüro implementierte die massgeschneiderte Plattform, die Translation Memory Tools mit den integrierten Qualitätssicherungsfunktionen kombinierte. Diese erkannten die terminologischen Inkonsistenzen, die Stilabweichungen und die nicht übersetzten Segmente in der Echtzeit. Die Plattform unterstützte die gemeinsame Bearbeitung, die Kommentierung und die Freigabe von den Texten zwischen den Übersetzern, den Redakteuren und den Kunden. Dieses System verkürzte den traditionellen mehrstufigen Überprüfungszyklus, verkürzte die Revisionszeit um 40% und verbesserte die Qualität im ersten Durchgang. Die Kunden schätzten die Echtzeit Updates und die höhere Transparenz, was sich in einer um 15% höheren Kundenzufriedenheit widerspiegelte.

Fazit

Die Standardsoftware mag für die Übersetzungsagenturen die praktische Wahl sein, bietet aber selten die Vielseitigkeit, die Integration, die Sicherheit sowie die Analysemöglichkeiten, die in dem heutigen wettbewerbsintensiven und komplexen Markt erforderlich sind. Die individuellen Softwarelösungen, die speziell für die Übersetzungsworkflows entwickelt wurden, ermöglichen es den Agenturen, die Effizienz zu steigern, den erstklassigen Service zu bieten und gleichzeitig die hohe Sicherheit zu gewährleisten. Die Partnerschaften mit erfahrenen Softwareentwicklungsunternehmen können Übersetzungsagenturen bei dem Aufbau von Plattformen unterstützen, die ihr langfristiges Wachstum unterstützen.